Firma kupuje towar z Niemiec, sprzedaje produkty do Czech albo regularnie przesyła zapasy do magazynu w innym kraju UE. W pewnym momencie pojawia się pytanie, czy oprócz faktur i rozliczeń VAT trzeba złożyć także zgłoszenie Intrastat. Wyjaśniam, czym jest ten system, kogo obejmuje w 2026 roku, jakie obowiązują progi, terminy i dane oraz czym Intrastat różni się od odprawy celnej.
Najważniejsze informacje o systemie Intrastat w Polsce
- Intrastat służy do zbierania danych o handlu towarami między państwami Unii Europejskiej.
- Obowiązek powstaje po przekroczeniu w 2026 roku progu 6 mln zł dla przywozu albo 2,8 mln zł dla wywozu.
- Zgłoszenie składa się elektronicznie przez PUESC, osobno dla przywozu i wywozu.
- Termin złożenia deklaracji przypada na 10. dzień miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym.
- Intrastat nie jest odprawą celną ani deklaracją podatkową, lecz obowiązkiem sprawozdawczym.
Czym jest Intrastat i co właściwie obejmuje
Intrastat to system statystyczny, w którym przedsiębiorcy przekazują informacje o przywozie i wywozie towarów między krajami UE. Dane trafiają do administracji skarbowej i służą do tworzenia statystyk dotyczących wymiany handlowej. Nie chodzi więc o naliczenie cła, lecz o pokazanie, jakie towary, w jakiej ilości i za jaką wartość przemieszczają się między państwami członkowskimi.
W praktyce raportuje się między innymi sprzedaż towarów kontrahentowi z Francji, zakup produktów od dostawcy z Włoch, przesunięcie własnego towaru do magazynu w Hiszpanii czy zwrot towaru do firmy z innego państwa UE. Usługi, licencje i same płatności nie są przedmiotem Intrastat, ponieważ system dotyczy fizycznego obrotu towarowego.
Przywóz i wywóz rozlicza się oddzielnie. Firma może więc mieć obowiązek składania zgłoszeń tylko w jednym kierunku albo w obu. Przykładowo, przekroczenie progu przy zakupach z Niemiec nie oznacza automatycznie obowiązku wykazywania sprzedaży do Czech, jeśli wartość wywozu pozostaje poniżej właściwego limitu.
Kogo dotyczy obowiązek w 2026 roku
Zgłoszenia składa podmiot, który jest zarejestrowanym w Polsce podatnikiem VAT, uczestniczy w obrocie towarowym z krajami UE i przekroczył odpowiedni próg podstawowy. Pod uwagę bierze się wartość przywozu lub wywozu z roku poprzedniego albo wartość obrotów osiągniętą w bieżącym roku.
| Rodzaj obrotu | Próg podstawowy | Próg szczegółowy |
|---|---|---|
| Przywóz do Polski | 6 000 000 zł | 105 000 000 zł |
| Wywóz z Polski | 2 800 000 zł | 148 000 000 zł |
Progi liczy się osobno dla przywozu i wywozu. Jeżeli przedsiębiorca przekroczy limit przywozu w trakcie roku, obowiązek rozpoczyna się od zgłoszenia za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie. Nie trzeba czekać do końca roku ani składać deklaracji za wcześniejsze miesiące, w których firma nie była jeszcze zobowiązana.
Próg szczegółowy nie tworzy drugiego, niezależnego obowiązku. Informuje przede wszystkim o zakresie danych, które trzeba wykazać. Podmiot znajdujący się między progiem podstawowym a szczegółowym może pozostawić puste pola dotyczące między innymi wartości statystycznej, warunków dostawy i rodzaju transportu. Po przekroczeniu progu szczegółowego należy wypełnić wszystkie wymagane pozycje.
To rozróżnienie często umyka mniejszym firmom. Sam obowiązek złożenia zgłoszenia nie oznacza jeszcze konieczności uzupełniania każdego pola formularza. Trzeba jednak zachować ostrożność przy towarach objętych uszlachetnianiem czynnym lub biernym, ponieważ w takim przypadku niektóre dane statystyczne są wymagane także poniżej progu szczegółowego.
Jak przygotować i wysłać zgłoszenie Intrastat
Okresem sprawozdawczym jest miesiąc kalendarzowy. Zgłoszenie za styczeń trzeba złożyć najpóźniej do 10 lutego, a dokument za kwiecień do 10 maja. Jeżeli 10. dzień miesiąca przypada w dzień wolny, termin przesuwa się zgodnie z zasadami dotyczącymi terminów administracyjnych, dlatego najlepiej nie zostawiać wysyłki na ostatnią chwilę.
Dokument składa się elektronicznie przez PUESC. Można użyć formularza dostępnego w systemie albo przygotować plik w aplikacji obsługującej zgłoszenia. Do wysyłki potrzebny jest odpowiedni podpis elektroniczny, na przykład profil zaufany, podpis kwalifikowany lub podpis osobisty.
W zgłoszeniu podaje się między innymi kod towaru według Nomenklatury Scalonej CN, kraj pochodzenia lub przeznaczenia, wartość fakturową, masę netto, ilość uzupełniającą, rodzaj transakcji oraz dane kontrahenta. Przy wyższym poziomie obrotów dochodzą także warunki dostawy Incoterms i rodzaj transportu. Właśnie te elementy są źródłem wielu pomyłek, szczególnie gdy dział księgowy nie ma pełnych danych od logistyki.
Po wysłaniu warto sprawdzić komunikaty w PUESC. Samo Urzędowe Poświadczenie Odbioru potwierdza przetworzenie dokumentu, ale nie zawsze oznacza jego merytoryczną akceptację. Bezpieczniej upewnić się, że system przekazał również komunikaty potwierdzające rejestrację zgłoszenia.
Jeżeli firma ma aktywny obowiązek, ale w danym miesiącu nie wykonała żadnego przywozu ani wywozu, powinna przekazać zgłoszenie zerowe. To krótki dokument informujący system o braku obrotów. Pominięcie go jest częstym błędem, bo przedsiębiorca zakłada, że brak transakcji oznacza brak jakiejkolwiek czynności.
Intrastat a odprawa celna to dwa różne obowiązki
Największe nieporozumienie dotyczy utożsamiania Intrastat z odprawą celną. Intrastat nie nalicza cła, VAT-u importowego ani opłat granicznych. Jest raportem statystycznym dotyczącym obrotu towarami wspólnotowymi, które przemieszczają się między państwami UE i nie są w tym momencie przedmiotem zgłoszenia celnego.
| Element | Intrastat | Odprawa celna |
|---|---|---|
| Główny cel | Statystyka handlu wewnątrz UE | Kontrola i dopuszczenie towaru do obrotu |
| Dotyczy | Obrotu towarami między państwami UE | Przede wszystkim towarów spoza UE |
| Cło | Nie jest naliczane w ramach zgłoszenia | Może zostać naliczone |
| Forma | Elektroniczne zgłoszenie statystyczne | Zgłoszenie celne w odpowiednim systemie |
| Termin | Do 10. dnia kolejnego miesiąca | Zależny od procedury i momentu importu lub eksportu |
Jeżeli polska firma kupuje towar bezpośrednio od dostawcy z Chin, mamy do czynienia z importem spoza UE i odpowiednią procedurą celną. Jeżeli ten sam towar został wcześniej dopuszczony do obrotu w Niemczech, a potem przemieszcza się do Polski, sytuacja może wymagać analizy zarówno dokumentów celnych, jak i zasad Intrastat. Decydujące znaczenie ma faktyczny przebieg transakcji, a nie tylko kraj wystawienia faktury.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu Intrastat
Najwięcej problemów powstaje wtedy, gdy przedsiębiorca traktuje zgłoszenie jako prostą kopię faktur. Faktura nie zawiera wszystkich informacji potrzebnych w deklaracji, a wartość, data dostawy i moment ujęcia transakcji mogą być ustalane według innych zasad.
- Błędny kod CN - podobne towary mogą należeć do różnych pozycji nomenklatury, dlatego klasyfikację trzeba sprawdzić, a nie wybierać wyłącznie po nazwie handlowej.
- Pomylenie przywozu z wywozem - kierunek wynika z fizycznego przemieszczania towaru, a nie z tego, kto wystawił fakturę.
- Brak zgłoszenia zerowego - dotyczy firm, które nadal mają obowiązek sprawozdawczy, mimo że w danym miesiącu nie wykonały transakcji.
- Nieprawidłowy Incoterms - kod warunków dostawy powinien odpowiadać ustaleniom umowy, na przykład FCA, DAP albo DDP.
- Zły okres sprawozdawczy - transakcję przypisuje się do miesiąca, w którym nastąpiło przemieszczenie towaru zgodnie z zasadami systemu, a nie zawsze do miesiąca wystawienia faktury.
- Błędna korekta - przy poprawianiu dokumentu trzeba zachować numer zgłoszenia pierwotnego i prawidłowo zwiększyć numer wersji.
W mojej ocenie najskuteczniejsza jest prosta miesięczna checklista. Przed wysyłką porównuję dane z fakturami, dokumentami magazynowymi, informacjami od przewoźnika i ewidencją VAT. Taka kontrola zajmuje mniej czasu niż późniejsze szukanie przyczyny odrzuconego zgłoszenia albo przygotowywanie korekty pod presją terminu.
Jak podejść do obowiązku, żeby nie przegapić terminu
Najpierw sprawdź osobno wartość przywozu i wywozu z poprzedniego roku, a później monitoruj oba kierunki także na bieżąco. W 2026 roku szczególną uwagę trzeba zwrócić na 6 mln zł przywozu oraz 2,8 mln zł wywozu, ponieważ przekroczenie któregoś z tych limitów uruchamia obowiązek od konkretnego miesiąca.
Jeśli obrót jest bliski progu, nie czekaj z przygotowaniem danych do momentu jego przekroczenia. Ustal wcześniej, kto odpowiada za kody CN, kto zbiera dane transportowe i kto wysyła dokument przez PUESC. Intrastat przestaje być kłopotliwy, gdy potraktuje się go jako stały element miesięcznej kontroli handlu towarami, a nie jednorazową formalność uruchamianą dopiero po wezwaniu urzędu.
